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學習重點 先確認發文者、受文者與隸屬關係，再決定稱謂、期望語及正副本；機關層級不同，不代表具有上下隸屬關係。 掌握「主旨寫目的、說明寫依據與理由、辦法寫具體行動」，依內容採一段、二段或三段式。 正確處理復函、轉函、附件及速別，讓本文、附件欄與正副本相互一致。 從情境擷取辦理所需的日期、資格、費用、法規要件及請求事項，不抄錄無助於辦理的背景。 復函須逐項回應訴求；邀請、宣導及調查函須讓受文者清楚知道應做什麼。 核心觀念 一、函的用途與行文關係 「函」用於機關間公文往復，以及人民與機關間的申請、答復。不相隸屬機關間行文屬平行文，例如文化部文化資產局致金門縣文化局、智慧財產局致教育部。中央機關致地方政府，不能僅因中央、地方之別就認定為下行文；應依實際隸屬及業務關係判斷。原住民族委員會致其附屬中心，則有隸屬關係。 對象稱謂與用語 有隸屬關係的上級機關稱「鈞部」「鈞會」等；依目的用「請核示」「請鑒核」。 平行機關、下級機關或團體依名稱稱「貴部」「貴局」「貴中心」「貴會」「貴社」，不能一律稱「貴會」。 人民可稱「臺端」，或依姓名稱「○先生」「○女士」。 自稱及第三者自稱「本局」「本會」；間接提及用「該局」「該公司」。 平行函常用「請查照」「請惠予協助」；要求回復可用「請查照惠復」；要求傳達則明寫「請轉知所屬會員」。查照、轉知、辦理、見復代表不同要求，應依任務選用，避免堆疊套語。 二、完整格式與段落分工 擬函應呈現發文機關全銜及「函」、受文者、發文日期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、附件、本文、正本、副本及署名或簽署位置等必要欄位。未提供的日期、文號可用「○」留示；不可杜撰事實，也不必自行設定密等。附件欄通常位於本文之前。 段落寫作重點 主旨不分項，簡明寫出事由、請求與期望。例如「檢送……，請轉知所屬會員踴躍參加，請查照」。 說明交代來文、法規、會議決議、查核結果及必要理由；多項時依「一、」「（一）」「１、」「（１）」層次編排。 辦法列執行方式、應辦事項、報名或填報程序；可依內容改用「建議」「請求事項」等適當段名。 內容簡單可只用主旨，或採主旨、說明二段式，不必為湊三段重複內容。「擬辦」常見於內部簽辦，不宜直接當作對外函的通用段名。 三、依據、復函與轉函 依據：「依據內政部警政署108年12月5日○○字第○○○號函辦理。」會議決議也可作依據；未提供的交辦日期、文號不得自行編造。 復函：可在說明首項寫「復貴會105年1月12日玫管字第0123號申請書。」答復陳情時，來文資料不全可據實寫明所復事項。 卓處逕復：由承辦機關直接答復陳情人，並依交辦要求副知交辦機關，不是只回報交辦機關。 轉函：用「檢轉」交代原發文機關、來文及附件；要求轉送原函及訓練計畫時，兩者均須檢附，並明寫「請視需要派員參加」。 四、附件、速別與正副本 本文應以「檢送」「檢附」「檢轉」交代附件，附件欄列明名稱及份數；名稱、數量須與實際檢附內容一致。閱讀活動應有實施辦法及海報；徵展應有徵展企畫書與報名表；防疫宣導應有修正發布的港埠檢疫規則；古蹟文字查證應附照片與詩作原文。不同文件各一份，與合編文件一份，應依題意表達。 速別照指定標示：危險犬執法函為「速件」；道路劃線答復及著作權宣導函為「最速件」。不要自行加訂回復期限。 正本列主要受文者；副本列交辦機關、指定知悉或配合者。道路會勘案須包括相關公所、里長及社區管理委員會；醫師徵聘案副知全國聯合會；質詢案副知質詢委員。陳情人是否列副本須依任務判斷，不能一律增列。 五、查證、調查及權益答復的內容 文化維護：明列「浪」誤刻為「垠」、「眼」誤刻為「跟」、「時報」誤倒為「報時」，請查明、協助修正並回復後續處理情形；不必抄錄整首詩。 廳舍調查：範圍是88年12月31日前設計建造的地政事務所廳舍，清查耐震評估、補強或拆除重建標的及經費，依重要性、需求急迫性、可行性排列擬補助優先順序，並填調查表。原清查62件是既有結果，不代表此次只能列62件。 身心障礙者進用：依情境所列規定，私立學校、團體及民營事業機構員工達67人以上，應進用至少1%，且不得少於1人；100人公司至少應進用1人。答復須分述未足額進用、已如數繳納差額補助費，以及允諾自110年1月起設法進用。繳費不等於已達進用標準，也不能逕稱已免除進用義務。另須回應金展獎、超額進用獎勵金及獎牌等鼓勵措施。 道路劃線：依所給規定，路寬5公尺以上未滿6公尺，全年平均每日交通量達400輛以上，亦得劃設。路寬5.6公尺、交通量475輛以上符合條件，答復應交代會勘結果及105年4月底前完成的安排。 六、邀請、轉知與宣導的內容 閱讀活動：寫明111年12月4日起辦理臺灣閱讀節，請學校協助宣傳，鼓勵師生、家長參與，並檢附辦法及海報。 醫師徵聘：請公會轉知會員，交代眼科醫師職缺1名、專科證書及任用資格，待遇與應徵資料、期限可指引網站公告。不得把占位金額改成自行推估的薪資。 綠色展覽：保留2020年12月23日至25日、吉隆坡會展中心、臺灣館形式；費用35,000元，9月30日前優惠30,000元，10月30日截止，採傳真或線上報名。若提住宿，應說明接待方提供4天3夜，機票、飲食、簽證及交通自理。 防詐：轉送統計表及攔阻案例，請轉知會員機構落實關懷提問、加強櫃檯教育訓練，發現疑似受詐情形即通報警方查證。 危險犬：依情境所列動物保護法第20條第2項，具攻擊性寵物出入公共場所或公眾得出入場所，須由成年人伴同並採適當防護措施；應要求地方落實牽繩、嘴套等執法事項。 著作權及防疫：請教育部轉知學校宣導合法使用著作、採用正版及二手教科書；不可概括宣稱所有教學影印均違法。防疫函則請旅行公會配合檢疫防疫、派員參加104年度導遊領隊旅遊醫學訓練。 常考陷阱 「對方層級高就稱鈞」：判斷關鍵是隸屬關係，智慧財產局致教育部仍稱「貴部」。 「函必須寫滿三段」：段落依內容安排，主旨不可分項，說明與辦法避免重複。 「繳差額補助費就是足額進用」：繳費與進用是不同事實，應分別交代。 「所有轉函只附原附件即可」：要求轉送原函及附件時，不能漏掉原函。 「背景數字全部抄入才完整」：以受文者辦理所需為準；展覽歷年人數、機場排名等通常可省略。 「可以自行補期限、法條及金額」：未給且不能確定者不寫；歷年情境沿用指定機關名稱、年度及條件，不擅換現行名稱或資料。 「只寫請查照就完成任務」：應具體寫出轉知、派員、填表、宣導、查處或回復等必要行動。 記憶口訣 主旨明目的，說明列依據，辦法寫行動；附件前後合，速別照指定，正副本分清。 上鈞下貴平也貴，自稱用本旁稱該；要回寫惠復，要傳寫轉知。