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學習重點 先確認發文機關、受文者及行文關係，再選稱謂與期望語；不能因單元名稱是平行函，就把所有情境都寫成平行文。 掌握主旨述目的、說明敘理由、辦法列行動的分工。主旨不分項，其他段落按內容分項。 完整保留題目指定的對象、工作、期限、金額、同意要件及回報事項，背景資料則擇要使用。 正確處理轉知、函復、附件、網址與發文者自稱，尤其注意轉發來函時的人稱轉換。 依題設年代與政策背景作答，不擅自更換機關名稱、更新方案內容或補寫不確定的法條。 核心觀念 一、函的用途與行文關係 「函」可用於機關間公文往復，以及機關與人民間的申請、答復等事項，上行、平行、下行均可使用。以一文一事為原則；同一政策的宣導、執行與成果回報，可在同一函內統整，不必拆成數件。 關係判斷與用語 上級對所屬機關屬下行，如行政院致教育部、財政部致關務署、外交部致所屬駐外館處，可用「請查照」「請照辦」等。 同級或不相隸屬機關屬平行，如國立臺灣文學館致市立學校、文化局或衛生局致學校，宜用「請查照」「請惠予協助」。 中央機關對地方機關應依組織關係及具體業務權責判斷，不能一律視為所屬下級；請地方協助宣導、推廣時，可採「請協助辦理，請查照」等適切語氣。 機關對民間合作單位清楚告知合作、申請或補助事項，使用禮貌明確的請託語氣，不當作所屬機關命令。 二、稱謂、起首語與期望語 對有隸屬關係的上級機關稱「鈞」，對平行或下級機關稱「貴」，發文機關自稱「本」。例如貴府、貴局、貴所、貴校、本部、本館；民間合作機構可稱「貴單位」。同時行文局、處等不同機關時，避免以單一不合適稱謂概括。 起首語依行文目的選擇：「為」引出目的，「有關」提出事項，「檢送」表示隨函送交文件；「依據」用於交代確有來源的法令、計畫或來文，不能虛構來文字號。 目的適用表達 請上級審核或裁示請鑒核、請核示。 通知或請協助請查照、請惠予協助。 要求轉達請查照轉知，或於正文寫明「請轉知所屬……」。 要求執行依行文關係使用請辦理、請照辦等。 要求回覆請查照見復、請辦理見復，或明寫「請於……前函復本部」。 回覆義務要表達清楚，但不必機械式加上「見復」。主旨已寫明依限函復、呈報或繳交成果報告，文末用「請查照」亦能完整表意。期望語通常置於主旨末，說明與辦法無須反覆重寫。 三、主旨：目的、要求與必要期限 主旨應具體扼要，以一段完成、不分項為原則，沒有一律限於固定字數的必要。可採「為……，請……，請查照」句型；若題目重點是限期回報，應優先呈現回報事項與期限。大量統計、完整政策沿革及執行細節移列後段。 例如：「為推廣全民國防知能，請協助公告『全民國防手冊』下載資訊，並鼓勵民眾下載閱讀，請查照。」主旨既要說明目的，也要讓受文者看出應辦事項。 四、說明與辦法：理由、行動各有位置 說明交代依據、背景、政策內容及必要資訊；辦法提出執行方式、分工、期限及回報要求。分項層次依序使用「一、」「（一）」「１、」「（１）」。不分項時，直接敘寫即可。 段落應依案情需要安排，不必為湊足三段而重複內容。本單元練習宜熟悉三段式；事項簡單時，亦可採主旨、說明兩段。若另立第三段，段名須配合內容，不能把內部簽辦的「擬辦」任意套入對外函。 宣導案可安排網站、校園活動、社群等管道；員警訓練案可規劃法規研習、案例辨識、受理及保護措施；研究案須寫出研究對象與交付成果；獎勵案須有查核事蹟、提出名單及報核程序。新增細節應合理服務題旨，不宜擅增強制考核、處罰或補助資格。 五、不同任務必須寫出的內容 宣導與安全：節水須兼顧防疫清潔；國道夜間行車應兼顧安全距離、正確使用車燈與辨識導引設施；觀光推廣須兼顧海洋環境及生物保護。不可只寫其中一面。 活動與參觀：交代活動名稱、時間、地點、參與對象及方式。免費參觀、專人導覽、線上展覽、實體預約或防疫要求，依題意保留；選派代表時，不漏人數與師長陪同條件。 補助與申請：長照推廣經費為各單位新臺幣20萬元以內，不能寫成一律核給20萬元；須交代兩款指定APP及長照資源宣導、111年10月31日報名與計畫繳交期限，以及111年11月30日公布名單與補助經費。 轉知與同意：疫苗案應保留題設的適用學生、自願施打及學生與家長均須同意等條件；施打時間、地點應由衛生局與醫療院所、學校協調，不能改成強制接種。 彙整與協作：海外求職安全案除宣導外，尚須彙整有安危疑慮者的資料送內政部，由內政部會同外交部協助，不能漏掉後續處理。 成果與計畫：招商案須於112年年底繳交年度成果；教育政策案須呈報指定年度項目與具體成效，供次年度預算參考；原住民族方案申請須包含策略、方法、期程、資源需求與預期影響。 六、期限、引用與人稱轉換 期限須忠實呈現：「三個月內」不能改為三十日；「文到15日內」不是發文日起算；指定於107年6月30日前函復、107年11月30日前提出申請資料，均不得任意更動。題目未訂期限，不必自行創設日期。 轉發上級來函時，須改用現發文機關的立場。例如衛生局引用國民健康署資訊，應寫「國民健康署網站」或「該署網站」，不能沿抄成「本署網站」。依據來函而未提供日期、字號時，可保留適當空格，不得捏造。 法規名稱及條文只引用確有把握的內容。不確定條號或罰額，可寫「依相關法令辦理」。歷史情境中的機關名稱、方案期間與措施依題設處理；不另套用後來政策，也不把題目背景中的研究說法或專家建議寫成已確立的法律義務。 七、格式、附件與數字 函稿應注意機關全銜、受文者、發文日期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、附件、本文、正本、副本及首長署名等欄位；版型若列地址、承辦人與聯絡方式，依式填寫。未知資料可用適當空格表示。 正本列應辦機關；副本只列確有知悉必要者，不必每函增列。附件欄與正文所載名稱、數量應一致，沒有隨函送交文件，就不要寫「檢送」。題目僅提供下載網址，不代表另有實體或電子附件。 依題設需要採民國紀年，西元2022年換算為民國111年。日期、金額、統計與條號通常用阿拉伯數字；「性平三法」「三合一」等慣用名稱保留中文數字。活動、計畫及法規名稱須正確，網址應完整保留於適當段落。 常考陷阱 「中央對地方一律下行」：不能只看行政層級，須考量組織隸屬與業務權責；不相隸屬機關間請求協助，宜採平行請託語氣。 「請鑒核」到處適用：鑒核、核示用於請上級審核裁示，不能拿來要求地方宣導或請學校參觀。 只寫「加強辦理」：缺少具體行動；應交代宣導、訓練、盤點、申請或回報方式，但不任意添加題目沒有的強制義務。 漏掉並列要求：宣導與資料彙送、節水與防疫、保存與傳承發揚，均須兼顧。 誤改受文者：題設指定政府、教育局處、消防機關或學校，就依指定對象行文，不自行改發其他層級。 正文照抄背景：不必羅列所有數據、展區或政策沿革；應保留足以支持目的與執行的資訊。 附件、期限或稱謂前後矛盾：完成後逐一檢查名稱、數量、起算點、人稱及回報對象。 記憶口訣 先辨關係，再定稱謂；主旨明事，說明述理，辦法落實；期限不漏，附件相符。